datenschutz | Notariat Ottensen

Der Schutz Ihrer Daten

Wir nehmen Datenschutz ernst. Hier finden Sie unsre Datenschutzerklärung für diese Website sowie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Notariat Ottensen im Rahmen der Amtstätigkeit von Notar Dr. Jens Jeep.

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

NOTARIAT OTTENSEN – Notar Dr. Jens Jeep

Anschrift: Hohenesch 13, 22765 Hamburg

Tel: 040 248 22 040

E-Mail: kontakt@notariat-ottensen.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte des Notariats Ottensen, Herr Bilsat Top, ist unter der o.g. Anschrift beziehungsweise unter datenschutz@notariat-ottensen.de erreichbar.

Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), zurzeit Thomas Fuchs. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.datenschutz-hamburg.de.

Datenschutzerklärung für diese Website

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?

Notar Dr. Jens Jeep

Hohenesch 13

22765 Hamburg

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.). Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten Bilsat Top unter datenschutz@notariat-ottensen.de

2. Welche Daten erheben wir und zu welchen Zwecken?

Nutzungsdaten

Die bei der Nutzung dieses Webangebots anfallenden Nutzungsdaten nach Telemediengesetz (TMG) werden nur verwendet, um das Angebot zu erbringen. Unser Webserver ist so konfiguriert, dass keine personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Google Maps

Diese Website benutzt Google Maps API, einen Kartendienst der Google Inc. ("Google", (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA)), zur Darstellung einer interaktiven Karte. Durch die Nutzung von Google Maps können Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden. Google wird die durch Maps gewonnenen Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Trotzdem wäre es technisch möglich, dass Google aufgrund der erhaltenen Daten eine Identifizierung zumindest einzelner Nutzenden vornehmen könnte. Es wäre möglich, dass personenbezogene Daten und Persönlichkeitsprofile von Nutzern der Website von Google für andere Zwecke verarbeitet werden könnten, auf welche wir keinen Einfluss haben und haben können. Dies und die Tatsache, dass Daten in die USA übermittelt werden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch. Sie haben die Möglichkeit, den Service von Google Maps auf einfache Art und Weise zu deaktivieren und somit den Datentransfer an Google zu verhindern: Deaktivieren Sie dazu JavaScript in Ihrem Browser. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall die Kartenanzeige nicht nutzen können. Durch die Nutzung dieser Website und das Nichtdeaktivieren der JavaScript-Funktion erklären Sie ausdrücklich in Kenntnis der datenschutzrechtlichen Problematik, dass Sie mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden sind.

Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter Nutzungsbedingungen für Google Maps http://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html und bei den Datenschutzbestimmungen http://www.google.de/intl/de/privacy/privacy-policy.html von Google.

3. Wann geben wir Daten an Dritte weiter?

Wir geben Ihre Daten ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weiter, wenn wir dazu durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung verpflichtet sind.

4. Wo sind meine Daten gespeichert?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Servern. Sicherheitskopien werden verschlüsselt in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherung vorschreiben.

6. Welche Rechte stehen mir hinsichtlich der Verarbeitung meiner Daten zu?

Sie sowie alle anderen ggf. durch die Datenverwendung durch uns betroffenen Personen haben einen Anspruch auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten und bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen einen Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies schließt das Recht mit ein, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch möglich ist, können Sie und die anderen betroffenen Personen auch verlangen, dass wir die personenbezogenen Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln. Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

7. Online-Formulare

Mit unserer Website ist eine Schaltfläche für die Online-Datenaufnahme verknüpft, mit der Sie die Möglichkeit haben, uns Daten per Online-Formular zu übermitteln. Nehmen Sie diesen Online-Service von NotarNow (LegalNow GmbH, Lena-Christ-Straße 2, 82031 Grünwald) in Anspruch, so werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall anschließender Fragen kurzzeitig automatisch auf den NotarNow-Servern gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS).

Die Speicherung dient allein zu Zwecken der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Bei Nutzung der „Zwischenspeichern“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.

Datenschutzhinweise für notarielle Tätigkeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit es für die von Ihnen erwünschte Kontaktaufnahme bzw. die von Ihnen beauftragte Erbringung der notariellen Leistungen notwendig oder gesetzlich vorgegeben ist. Zudem sind Notare nach § 18 der Bundesnotarordnung zu besonderer Verschwiegenheit verpflichtet. Alle unsere Mitarbeiter sind dazu ebenfalls verpflichtet. Eine Verletzung der notariellen Verschwiegenheitsverpflichtung ist in der Regel strafbar. Mit externen Dienstleistern oder Auftragsverarbeitern haben wir entsprechende Verschwiegenheitsvereinbarungen zu Ihrem Schutz im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen abgeschlossen.

1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie deren Art, Zweck und Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

Geburtsdatum, Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsname
E-Mail-Adresse,
Anschrift,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und
Informationen, die für die Wahrnehmung der Amtstätigkeit im Rahmen Ihres Auftrages notwendig sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. steuerliche Identifikationsnummer bei bestimmten Beurkundungen).
Ihr Handeln im eigenen oder fremden Namen
Ihre Eigenschaft als politisch exponierte Person (PeP) im Sinne des Geldwäschegesetzes, wenn zutreffend

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

um Sie als unseren Auftraggeber identifizieren zu können;
um unsere Amtstätigkeit angemessen ausüben zu können;
aus einer rechtlichen Verpflichtung;
zur Korrespondenz mit Ihnen;
zur Rechnungsstellung;
zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zu den genannten Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; gegebenenfalls ist sie auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; ferner erfolgt sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, sowie nach § 10 Abs. 1 BeurkG und § 17 Abs. 1 BeurkG.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert. Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt nach §§ 50 bis 53 NotAktVV (Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse) vom 13. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2246), die zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 21. Dezember 2021 (BGBl. 2021 II S. 1282) geändert worden ist Folgendes:

Urkundenrolle bzw. -verzeichnis, Erbvertragsverzeichnis und Namensverzeichnis hierzu, sowie die Urkundensammlung bis Jahrgang 2021 einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre,
Abschriften der Verfügungen von Todes wegen: 100 Jahre,
Urkundensammlung der Jahrgänge ab 2022: 30 Jahre,
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

Die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den lit. a) und im vorherigen Satz genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht erst seit dem 01. Juli 2022. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Die Daten werden nach Ablauf der Fristen gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Geldwäsche-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- sowie Dokumentationspflichten (aus GWG, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

2. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, oder gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, sowie gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Beteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte/Steuerberater) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden und Banken/Kreditinstitute zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Wahrnehmung unserer Amtstätigkeit. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

3. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorie von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Notariatssitzes wenden.

4. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruch Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@notariat-ottensen.de